Über die Gemeinde Davos
Die Gemeinde DAVOS als weltoffene Alpenmetropole mit einmaligem Charakter vereint Stadt und Landschaft auf einzigartige Weise. Das Zentrum mit der belebten Promenade, den zahlreichen Grünflächen und dem malerische Davosersee, eingebettet in die sorgfältig bewirtschaftete Kulturlandschaft mitten in einer zauberhaften Bergwelt. Die Einheimischen schätzen die optimale Infrastruktur für Sport, Kultur und Freizeit, die Nähe von Stadt und Natur sowie das vielfältige Arbeitsangebot. Nicht allein der Tourismus ist ein Schwerpunkt, auch internationale Kongresse, Bildung, Forschung, Medizin, Landwirtschaft und Gewerbe sind wichtige Einnahmequellen. Das Finanzdepartement der Gemeinde Davos arbeitet bereits seit längerem mit CoPlanner als Reportingtool. Als ersten Meilenstein wurden die Finanzdaten sowohl als Plandaten wie auch als Ist-Daten über standardisierte Schnittstellen aus der Business Software ABACUS übernommen.
Die Umsetzung
Als eine der Herausforderungen bei der Umsetzung kann man hier die spezielle Saisonalisierung auf Basis durchschnittlicher historischer Ist-Werte der ABACUS Jahres- Budgetwerte nennen. Weiter erwähnenswert ist das umfangreiche und anspruchsvolle Berichtswesen für die Abschlusspräsentationen, Jahresberichte etc., die den jeweiligen Anspruchsgruppen zur Verfügung g estellt werden. Um Buchungsdifferenzen in ABACUS herauszufinden, wurde eine spezielle Auswertung in CoPlanner implementiert, so können die zugrundeliegenden Rechnungen/Belege frühzeitig identifiziert und Fehler korrigiert werden.
Die Herausforderung
Das Ziel einer aussagekräftigen Berichterstattung für Rechnung und Budget wurde mit dem CoPlanner Reporting realisiert und durch das PowerPoint Add-In automatisiert erstellt. Die damit ausgearbeitete Medienorientierung der Jahresrechnung 2019 der Gemeinde Davos finden Sie auf unserer Website als Anschauungsbeispiel.
Im Jahresbericht 2019 der Gemeinde wurden über das CoPlanner Word Add-In diverse aufschlussreiche Grafiken und Tabellen eingepflegt. Diese können bei der Erstellung des nächsten Jahresberichts für das Jahr 2020 ohne weiteren Arbeitsaufwand mit wenigen Klicks aktualisiert werden. Der Finanzverwalter der Gemeinde kann seinen Fokus so auf den verbalen Teil konzentrieren und schätzt diese Entlastung sehr.
Besonders hervorzuheben ist ein Beispiel bei dem das CoPlanner Excel Add-In zum Einsatz kommt. Die von den Schweizerischen Gemeinden und Städten zwingend zu erstellende Geldflussrechnung, kann gemäß der Vorlage des Kantons mittels Excel Add-In von CoPlanner innerhalb von Sekunden aufbereitet werden, wenn die Formeln durch den einfach anwendbaren Formel-Assistenten gesetzt sind (Seite 134 im Jahresbericht 2019). Weiter kann mit den gewohnten Excel-Funktionalitäten, wie das Einfügen von zusätzlichen Zeilen für erklärende Fußnoten etc., gearbeitet werden.
Auch die Erstellung des gesetzlich vorgeschriebenen Anhangs zur Jahresrechnung gemäß der Vorlage des zuständigen Kantons wird durch das Excel Add-In von CoPlanner erheblich beschleunigt, so zum Beispiel der Zahlenteil im Eigenkapitalnachweis, im Rückstellungsspiegel oder in der Verpflichtungskreditkontrolle. (vgl. Seite 136ff des Jahresberichts 2019). Herr Martin Raich, Finanzverwalter der Gemeinde Davos hat hier nach Basisschulungen durch unsere Consultants bereits nach kurzer Zeit das CoPlanner Berichtwesen eigenständig nach den gegebenen Anforderungen und Wünschen nutzen und aufbereiten können.
Die Zukunft mit CoPlanner
Nach der erfolgreichen Abnahme der bisher gesetzten Meilensteine, ist für das 4. Quartal 2020 die Integration der Anlagedaten aus ABACUS in CoPlanner vorgesehen. Der Anlagespiegel soll für die Plan- als auch Ist-Daten implementiert werden, z.B. für die Berichterstattung an das Parlament zur Jahresrechnung und zum Finanzplan. Für den Abgleich der Anlagenbuchhaltung zur Investitionsrechnung der Finanzbuchhaltung werden zusätzlich spezielle Auswertungen zur Verfügung stehen.
